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Die Verfahrensdokumentation nach GoBD selbst erstellen!

Verfahrensdokumentation für Steuerberater!

GoBD-Verfahrensdokumentation ist für Unternehmen eine Pflicht

Kommen Sie sicher durch die Betriebsprüfung und erstellen Sie jetzt Individuelle Verfahrensdokumentationen

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GoBD-Verfahrensdokumentation ist für Unternehmen eine Pflicht

Die GoBD, die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, müssen von Unternehmen in der Form einer Verfahrensdokumentation seit dem 01. Januar 2017 nachweislich erbracht werden".

Verfahrensdokumentation aus steuerlicher Sicht – Chancen durch Bürokratie!

Dokumentation ist nicht nur eine zeitraubende Pflicht. Eine Verfahrensdokumentation kann gerade für akkurat arbeitende Geschäftsführer eine Gelegenheit sein, Prozesse zu hinterfragen, die Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen

Ihre Vorteile

Die digitale Transformation steht auf der Wunschliste der Mandanten ganz oben und hat durch Corona und die Folgen noch einmal einen Schub bekommen. Alleine steht der Mandant jedoch vor einer Vielzahl von Fragen und Problemen. Nutzen Sie diesen Rückenwind und positionieren Sie sich als Problemlöser.

Denn eines ist sicher: Wer beginnt, sein digitales Unternehmen zu bauen, der kann auf eine professionelle Verfahrensdokumentation nicht verzichten. Diese Dokumentation ist der Grundstein für alle weiteren digitalen Prozesse.

  • Intuitiv bedienbar
  • Wissenschaftlich fundiert
  • Dauerhaft günstig
  • Mandantenfähig
  • Immer aktuell durch Versionierung
  • Gemäß Empfehlungen des Steuerberaterverbands
Warum dokuguru?

dokuguru – komfortabel und professionell

Das Wissen um die Erforderlichkeit einer Verfahrensdokumentation ist in der Steuerberatung zwar vorhanden, aber die Hürden im Kopf sind hoch, um sich dem Thema tatsächlich zuzuwenden. Den Praktiker plagen die Fragen, ob die Umsetzung mit zumutbarem Zeitaufwand möglich ist und der Mandant nicht über Gebühr beansprucht wird.

Die Softwarelösungen am Markt bieten Unterstützung mit unterschiedlicher Philosophie und Konzeption. Speziell die direkt für den Endkunden konzipierten Systeme versuchen mit einer streng geführten Fragenliste und starren Auswahlfeldern den Steuerpflichtigen zum Ziel zu lotsen. Die Schwäche dieses Ansatzes besteht allerdings darin, dass keine notwendigen Individualisierungen für die jeweiligen Unternehmen möglich sind. Dem Ziel der Benutzerführung wird die Flexibilität geopfert.

Genau die gegenteiligen Schwächen hat die Lösung des Marktführers in der Steuerberatungssoftware. Hier wird ein System angeboten, mit dem auch Dax-Unternehmen mit einer Verfahrensdokumentation ausgestattet werden können, jedoch ist die Komplexität extrem hoch, und es erfolgt keinerlei Führung in der Sache. Wer nicht bereits eine genaue Vorstellung hat, welche Inhalte in die Verfahrensdokumentation hinein gehören ist sozusagen verloren.

Einen Praktikeransatz verfolgt deshalb dokuguru. dokuguru ist von Steuerberatern für Steuerberater entwickelt und zielt auf Kleinstmandate bis mittelgroße Mandanten. Dabei ist eines der vorrangigen Ziele, den Aufwand für Berater und Mandant so gering wie möglich zur halten. Der Nutzer von dokuguru wird mit gezielten Fragen durch die Materie geführt. Dabei können frei formulierbare Antworten gegeben werden, d.h. die individuelle Situation des jeweiligen Mandanten kann unkompliziert abgebildet werden. Ferner gibt es auch noch Freifelder, in denen beliebige weitere Anmerkungen möglich sind. Darüber hinaus können Dokumente als Anlagen ergänzend hochgeladen werden. In vielen Fällen hat sich allerdings gezeigt, dass die freie Antwortmöglichkeit eine Bürde für den Nutzer ist, weil bereits das Verständnis der Frage nicht unkompliziert ist. Deshalb hält dokuguru wo immer möglich Musterformulierungen für die Antworten bereit, die einfach in das Antwortfeld hineinkopiert werden können, wobei nach Bedarf individuelle Anpassungen und Ergänzungen möglich sind. Damit vereint dokuguru als einziger Anbieter: inhaltliche Führung durch Fragen, Flexibilität in den Inhalten und Antworten und zugleich Musterformulierungen. Außerdem ist nur der minimale Umfang der Verfahrensdokumentation zwingend auszufüllen. Inhaltliche Zusatzelemente sind optional vorhanden und können (bei Interesse), aber müssen nicht genutzt werden.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Berater und Mandanten gleichermaßen froh um die inhaltliche Anleitung und die Musterformulierungen sind. Die Verfahrensdokumentation lässt sich so in minimaler Zeit umsetzen.

typische Systeme für Endkunden
→ zu holzschnittartig
Führung durch Fragen, Auswahlfelder, keine Individualisierbarkeit, kaum Anpassungsmöglichkeiten an betriebliche Besonderheiten.
typische Systeme für Berater
→ zu komplex
hoch individualisierbar, Zwang zu hoher Komplexität, keine Führung oder Musterformulierungen
dokuguru
→ einfach, aber flexibel
Führung durch Fragen, aber freie Antwortmöglichkeiten mit änderbaren Musterformulierungen, einfache Grundstruktur, aber hohe Individualisierbarkeit bei Bedarf

Preise

Mandanten-Lizenzen anpassbar

Einrichtungsgebühr

300 €
einmalig bei Anlage
  • Nur fällig bei Ersteinrichtung
Für die ersten 100 Besteller gibt es einen Rabatt von 15%.

5x Mandanten-Lizenz

690€ /Jährlich
11,50€ /Mandant /Monat
  • Kann jederzeit erhöht werden
  • Erhöhung in 5er Schritten
  • Es gibt keine Grenze nach oben

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht.

Sie können viel mehr für Ihre Mandanten leisten als Steuerberatung, BWA & Co. Das sollten Sie auch zeigen. Beispielsweise indem sie mit Ihnen über Digitalisierung sprechen.

Ihr Mandant plant das papierlose Büro? Dann sollten Sie der erste Ansprechpartner sein.

Ihr Mandant möchte maximale Sicherheit vor der nächsten Betriebsprüfung? Da können Sie helfen.

Mit dokuguru haben Sie die passende Lösung schon in Ihren Händen.

Denn dokuguru macht aus trockenen Themen Gewinnerthemen für Ihre Kanzlei.

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Was leistet dokuguru für meine Kanzlei?

Als Steuerberater profitieren Sie mehrfach:

Sie liefern Ihren Mandanten Prozessdokumentation & Unternehmensberatung

Sie begleiten Ihre Mandanten bei der Digitalisierung

Sie erhalten Infos zur Fördermittelberatung

Sie positionieren sich als Lösungsanbieter und machen Ihren Mandanten fit für die BP und entlasten Sie bei der Umsetzung.

Sie profitieren von Marketingwissen für die Praxis.

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Was ist das Besondere an dokuguru?

  • Dokumentation ganz intuitiv
  • Optimal und schnell umsetzbar
  • Kanzleidesign individuell gestaltbar
  • Umfassend und wissenschaftlich fundiert
  • Gemäß Empfehlungen des Steuerberaterverbands
  • Userfreundlich von Steuerberatern entwickelt
  • Rechtsanwaltlich geprüft
  • Unglaublich preiswert und funktional
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Freiheit und Struktur

dokuguru unterstützt Sie mit einer fundierten Verfahrensdokumentation in übersichtlicher stichpunktartiger Form. Während der Umsetzung können Sie eine Vielzahl von Textvorlagen und Hinweisen nutzen. Die Erfassung kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Fortschrittsübersicht und Aktualitätsstatus machen die Datenpflege kinderleicht.

Kanzleidesign individuell

Mit wenigen Klicks lässt sich dokuguru an das Erscheinungsbild Ihrer Kanzlei oder ihres Unternehmens anpassen. Einfach Logos, Kopf- und Fußzeilen bestimmen, Farbschema anpassen und los geht's.

Theme

Perfekter Workflow

Durch die Unterstützung von CSV-Dateien können Firmendaten direkt importiert werden.Details können direkt vom Verantwortlichen per Email angefordert werden. Diese werden zum Teil in der Anwendung gespeichert und können jederzeit zur Aktualisierung ausgetauscht werden.

Immer aktuell

Mit dokuguru erhalten Sie automatische Email-Benachrichtigung zu frei wählbaren Stichtagen für jede angelegte Firma, sobald erzeugte Dokumente ihre Gültigkeit verlieren. Die Bereitstellung von beliebigen Dokumenten und Internetlinks für jede Firma sorgt für maximale Flexibilität.

Revisionssicherheit

Mit dokuguru wird Ihre Verfahrensdokumentation revisionssicher gespeichert. Einzelne Versionen können jederzeit heruntergeladen werden. Durch die besondere Archivfunktion sind auch ersetzte Versionen immer noch verfügbar.

Datensicherheit - Made in Germany

Die Datenübermittlung zwischen dokuguru und Ihrem Webbrowser erfolgt ausschließlich über eine besonders sichere SSL-verschlüsselte Verbindung Wahlweise kann auch eine 2-Faktor-Authentifizierung für jeden Benutzer aktiviert werden. Als Kunde erhalten Sie eine eigene Datenbank, in der ausschließlich ihre Daten abgelegt sind. Die Datenhaltung erfolgt auf Servern in Deutschland.

Das gehört in eine Verfahrensdokumentation
Allgemeine Beschreibung
  • Allgemeine Angaben zum Unternehmen
  • Überblick über die steuerrelevanten Geschäftsprozesse
  • Verfahren und Maßnahmen für die Belegablage
  • Nachweis der Mitarbeiterqualifikation
Anwenderdokumentation
  • Prozessdokumentation
  • Organisationsanweisungen zu den einzelnen Geschäftsprozessen
  • Handbücher und Schulungsunterlagen
  • Beschreibung unternehmensspezifischer Anpassungen
  • Beschreibung der vom Anwender vorzunehmenden Kontrollen
Technische Systemdokumentation
  • Eingesetzte Hard- und Software
  • Standorte des IT-Systems
  • Customizing
  • IT-Anwendungen und Schnittstellen
  • Beschreibung der Daten- und Dokumentenbestände inkl. Archivierungsregeln /-fristen sowie Datensatzbeschreibung
  • Dokumentenmanagementkonzept
  • Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept
  • Dokumenten- und Mailarchivierung
  • Prozessauslagerungen
  • E-Mail
  • Datenzugriff durch Betriebsprüfer
Betriebsdokumentation
  • Beschreibung des Datenflusses und der Schnittstellen
  • Erläuterungen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit
  • Auflistung und Beschreibung der erzeugten Protokolle
  • Datensicherungsmaßnahmen und Notfallszenarien
Let's begin

So einfach geht’s

In nur 4 Schritten zur ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation

Beispiel Kalkulation

Schon bei 5 Mandanten generieren Sie erstaunliche Zusatzumsätze
und der positive Beitrag für das Kanzleiimage ist besonders wertvoll.

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Rechenbeispiel - Ihre Investition: 5er Mandanten-Lizenz

  • Einmalig 300,- Euro und 690 Euro pro Jahr. = 990 Euro zzgl. MwSt.
  • 5 Mandanten Beratungsleistung für Verfahrensdokumentation: 5 x 1.800 Euro = 9.000 Euro zzgl. MwSt.
  • Ausgehend von 33% Personaleinsatz bleiben rd. 5.000 Euro Gewinn, das entspricht 1.000 Euro pro Mandant.
  • Diese Beispielrechnung ist äußerst konservativ kalkuliert. Attraktiv für jede Kanzleigröße und nutzbar bei allen Mandatsgrößen.
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Haben Sie Fragen?

Dann können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen!

FAQ

Eine Verfahrensdokumentation gibt einen Überblick über die digitalen steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen. Sie wird bei einer Betriebsprüfung im Vorfeld von der Finanzverwaltung angefordert, um den Betriebsprüfern eine effektive Prüfung der digitalen Steuerunterlagen zu ermöglichen.
Die Verfahrensdokumentation ist praktisch das Handbuch zu Ihrem Unternehmen für den Betriebsprüfer. Aber auch das Unternehmen selbst kann von der Verfahrensdokumentation profitieren und zum Beispiel Abläufe und Prozesse optimieren.
Der Inhalt der Verfahrensdokumentation wird von der Finanzverwaltung für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen gefordert. Dies wird in der GoBD seit 2015 gefordert. Deshalb braucht jeder Unternehmer und jeder Freiberufler eine Verfahrensdokumentation. Dies heißt konkret für Sie: um Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung zu vermeiden, benötigt Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation!
Ohne Verfahrensdokumentation kann es passieren, dass der Betriebsprüfer Ihre Buchführung als mangelhaft ansieht. Dies gilt insbesondere dann, wenn neben formalen auch sachliche Mängel auftauchen. Ohne Verfahrensdokumentation steigt somit das Risiko, dass der Gewinn des Unternehmens abweichend von der Steuererklärung ermittelt wird. Erhebliche Nachzahlungen und Strafzinsen sind für Ihr Unternehmen möglich. Mit der ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation können Sie sich gegen dieses Risiko schützen.
Viele Unternehmen wissen schlichtweg nicht, wie sie an die Erstellung der Verfahrensdokumentation herangehen sollen. Eine Vielzahl an Informationen müssen zusammengestellt und in richtiger Form aufbereitet werden.
Des weiteren muss die Verfahrensdokumentation aktuell gehalten werden und daher in einer überarbeitbaren Form vorliegen. Deswegen haben wir dokuguru entwickelt, womit Sie ganz einfach und ohne Vorwissen eine Verfahrensdokumentation erstellen können. Mit dokuguru werden Sie in einfachen Schritten durch die relevanten Fragen geführt und bekommen am Ende eine fertige Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen. Probieren Sie es selbst aus.
Die Abkürzung GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erstmals im November 2014 herausgegeben wurde und noch im selben Jahr in Kraft trat.
Mit der Bestätigung in zwei Schritten können Sie Ihr Konto für den Fall, dass Unbefugte an Ihr Passwort gelangen, zusätzlich absichern. Nachdem Sie die Bestätigung in zwei Schritten eingerichtet haben, erfolgt die Anmeldung in Ihrem Konto in zwei Schritten:
  • Mit etwas, das Sie wissen, zum Beispiel Ihrem Passwort
  • Mit etwas, das Sie haben, zum Beispiel Ihrem Smartphone
Die Regel ist ganz einfach: JEDER Unternehmer ist zur Einhaltung der GoBD verpflichtet. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der steuerrelevanten Geschäftsunterlagen gilt nicht nur für Bilanzierungspflichtige.
Es gibt keine Grenze nach oben. dokuguru wächst mit der Größe Ihres Unternehmens.

Kontaktieren Sie uns

Kontaktieren Sie uns noch heute um mehr über dokuguru zu erfahren. Wir melden uns bei Ihnen.

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info@dokuguru.de